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Ora avrebbe affrontato i 10 punti della lista che riguardavano lo svolgimento degli eventi.
Le informazioni che gli avrebbe fornito, supportate come sempre da un testo scritto, contenevano indicazioni pratiche, che nascevano dall’esperienza operativa.
Con la consueta chiarezza iniziò l’esposizione sistematica dei 10 punti.

1. L’accoglienza. La percezione positiva di un evento aggregativo inizia dall’accoglienza, che deve essere particolarmente curata. Una buona accoglienza infatti non solo fornisce un’iniziale buona immagine, che si rifletterà su tutte le parti successive dell’evento. Essa è anche importante per mettere a suo agio il partecipante, risolvendogli le piccole ansie legate all’arrivo, alla sistemazione, al muoversi in un ambiente nuovo. Occorre quindi utilizzare personale preparato, collocarlo negli spazi adeguati, che devono essere ben segnalati e identificati dall’immagine coordinata dell’evento, già presente negli inviti.

2. La cura degli impianti audio e video. Nell’esperienza concreta si è verificato che degli incontri perfettamente progettati sono crollati rovinosamente nella percezione di qualità a causa del cattivo funzionamento dei microfoni e della videoproiezione, generando nervosismo nei relatori e disattenzione (o commenti caustici) tra i partecipanti. Non è pertanto mai sbagliato fare una verifica preventiva e magari assicurarsi che ci sia personale disponibile ad intervenire in caso di guasto.

3. La verifica preventiva degli allestimenti. L’evento è innanzitutto immagine, che in buona parte viene percepita attraverso la qualità degli allestimenti della sala e degli spazi collegati. Anche in questo caso è bene verificare la qualità e l’accuratezza del layout al fine di dare la migliore percezione. Inoltre la tipologia degli allestimenti deve essere adeguata al livello dell’evento aggregativo per evitare cadute di stile, con eccessi o manchevolezze nell’attrezzatura e nella presentazione degli spazi, difetti che ricadrebbero sull’immagine complessiva dell’azienda organizzatrice.

4. Il controllo del materiale da distribuire. Normalmente è bene supportare le comunicazioni che si vogliono dare nell’evento con del materiale illustrativo su supporto cartaceo e informatico. Esso serve a memorizzare le informazioni e quindi a rendere più efficace l’output dell’evento. Anche in questo caso, oltre ad una buona redazione dei materiali, è importante verificare la loro disponibilità al momento della distribuzione, in un numero di copie adeguato ai partecipanti. È bene arricchire il materiale con un gadget simpatico ed utile (basta con i portachiavi).

5. La gestione del ritmo degli interventi. Una parte centrale dell’evento comunicativo è data naturalmente dalle comunicazioni dei relatori che devono essere non lunghe (20/30 minuti), focalizzate e ben alternate. Per arrivare a questo risultato sarebbe anche utile un “regista” in grado di assegnare la parola, di collegare le varie relazioni, di intervenire per moderare e sostenere, secondo il caso.
Essendo giunti a metà esposizione, Fabio Sala, comprensivo delle esigenze dell’interlocutore, propose il solito break; lasciò l’amico nell’area fumatori e si diresse nel suo ufficio per fare alcune telefonate urgenti. Il suo editore lo aveva cercato infatti per comunicargli che una grande libreria milanese aveva dato la disponibilità della sala per la presentazione del suo ultimo libro sul management innovativo, e per questa iniziativa si era anche assicurato la presenza di una famoso giornalista economico e di un importante top manager internazionale.
La presentazione era stata fissata per il sabato della successiva settimana.
Tornato nella sala riunioni Fabio Sala chiese a Paolo Navini se voleva essere presente e lui rispose affermativamente, visto che era al mattino.
Nel tardo pomeriggio si sarebbe infatti aperta la mostra personale di pittura della moglie Anna, e per questo a sua volta restituiva l’invito.
Fecero qualche battuta su questo affollarsi di eventi professionali e personali prima che Fabio Sala riprendesse con l’illustrazione delle fasi di svolgimento degli eventi aggregativi.

6. Gli incontri personalizzati di approfondimento. Non bisogna dimenticare che un evento aggregativo serve a creare relazioni. Naturalmente sono necessari momenti di comunicazione collettiva, dati ad esempio dai relatori. Tuttavia è anche importante consentire momenti di approfondimento tra i relatori e singoli o piccoli gruppi di partecipanti interessati ad avere ulteriori informazioni. Se poi i relatori sono manager dell’azienda, questa disponibilità consentirà il rafforzamento dei legami con i partecipanti, siano essi, ad esempio, venditori o clienti, creando relazioni molto utili per il business.

7. La gestione dei rapporti “extra-sala”. La forza comunicazionale e relazionale degli eventi aggregativi nasce sicuramente dalla loro buona organizzazione, con presentazioni e relazioni interessanti. Ma non va assolutamente sottovalutato il valore degli incontri informali di corridoio, a tavola, insomma al di fuori della sala di lavoro. Anche per questo motivo è importante la scelta residenziale che facilita l’incontro e lo scambio di relazioni.

8. I rapporti con i media. L’evento aggregativo non esaurisce la sua area comunicativa all’interno, ma può avere un’utile proiezione “esterna”. In ragione della dimensione dell’evento è conveniente informare la stampa e la televisione. Specie nella dimensione locale può essere utile all’azienda farsi notare dalla comunità. Una buona gestione dei rapporti e la presenza sui media locali rafforzano anche il senso di appartenenza all’azienda da parte dei collaboratori e aumentano la sua visibilità per gli altri pubblici.

9. La gestione delle iniziative collaterali. Come si è detto in precedenza l’evento aggregativo è una tipica esperienza del modo nuovo di lavorare, dove sono presenti in diverso mix le conoscenza innovative, le relazioni, le finalità professionali e le esperienze personali. È quindi bene organizzare con professionalità visite o momenti turistici integrativi dell’attività professionale. Essi si trasformano in momenti di ulteriore percezione positiva e di fidelizzazione verso l’azienda.

10. L’incontro dei partecipanti con il top management. L’evento aggregativo va certamente organizzato e condotto dal management dell’azienda interessato ai contenuti che verranno trasmessi ed alle relazioni che verranno attivate. Risulta tuttavia estremamente produttivo che i partecipanti abbiano la percezione dell’importanza che l’azienda assegna all’iniziativa. È pertanto assolutamente consigliabile la presenza del massimo responsabile, almeno alla riunione di apertura o chiusura, o alla cena di rappresentanza. Tale presenza è un sigillo percepito chiaramente circa la priorità data dall’impresa al rapporto con i suoi stakeholders.
Paolo Navini disse che certamente il suo Presidente avrebbe dato la massima disponibilità, visto la cultura aziendale e le strategie che promuoveva. Fabio Sala ne convenne.

Durante il week-end il Direttore di Produzione della Neover rimpianse il suo lavoro e il suo ufficio.
La preparazione del matrimonio della figlia Michela era di una complessità impensata.
Gli parve di essere veramente nel film “Il padre della sposa”.
Accordi con i fornitori dei servizi, trattative sui prezzi, sui modelli degli abiti, sulle musiche da suonare in chiesa e al ricevimento, sulle confezioni di confetti, sul menù diventarono una serie quasi angosciante di impegni che agitavano sempre di più la moglie, la figlia Michela e anche l’altra, che pur non essendo direttamente coinvolta, era come se lo fosse, soprattutto con i consigli sugli abiti, visto la sua attività nel settore della moda.
E Paolo Navini si trovò veramente nel film citato, quando anche lui, come Spencer Tracy, strappò la giacca dell’abito da cerimonia, acquistato “quindici chili fa”.
Il lunedì mattina accolse il lavoro in azienda come una liberazione, e si immerse nelle sue attività, con una concentrazione però che veniva spesso interrotta dalle telefonate della moglie, che gli parlava sia dei problemi organizzativi del matrimonio e, come se non bastasse, anche degli ultimi preparativi della sua mostra personale che si sarebbe aperta il prossimo sabato.
Ad un certo punto staccò il telefonino, pronto a giurare alla moglie che non si era accorto della batteria scarica.
Sempre aiutato dalla graziosa assistente di direzione organizzò gli impegni della settimana, utilizzando anche la pausa di una colazione insieme.
Per il resto il lavoro alla Neover, era certamente dinamico ed interessante, e gli aveva ormai fatto dimenticare l’intenzione di passare gli ultimi anni di attività professionale con una certa tranquillità e routine.
Il venerdì pomeriggio Paolo Navini era negli uffici di Promocom a Milano per quello che doveva essere l’ultimo incontro con l’amico/consulente.
Entrati nella sala riunioni si sedettero al tavolo, di fronte agli schemi che come al solito erano stati preparati, il senior partner della Promocom esordì confermando che quella sarebbe stata l’ultima riunione del ciclo formativo.