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Sulla base dell’esperienza maturata negli anni della professione, aveva predisposto una check list ragionata divisa in 30 punti, che comprendeva tutte le fasi della progettazione, dello svolgimento e della chiusura di un evento aziendale.
Data l’importanza, già sottolineata, della fase di progettazione, 15 dei 30 punti erano dedicati ad essa, 10 alla fase di svolgimento e 5 a quella di chiusura.
Cominciarono ad esaminare i punti relativi alla progettazione. Per facilitare l’apprendimento il senior partner della Promocom li espose in sequenza e sistematicamente.
Gli aspetti importanti per la programmazione di un evento aggregativo sono i seguenti, disse.

1. La dimensione temporale dell’evento. Per definirla occorre tener presente alcune valutazioni. La prima è la disponibilità temporale dei partecipanti, in quanto essa deve essere compatibile con i loro impegni professionali; quindi non deve essere percepita come eccessivo impegno di tempo. La seconda valutazione è che uno scopo fondamentale dell’evento aggregativo è quello di fare squadra, di creare relazioni; pertanto una troppo breve durata non sarebbe stata utile. Sulla base dell’esperienza riteneva consigliabile la programmazione dell’evento in due giorni, per facilitare un’adeguata socializzazione ed anche una sufficiente esposizione dei contenuti comunicativi.

2. La definizione dell’obiettivo. Si tratta di un passaggio fondamentale, per focalizzare la programmazione delle varie attività. Un evento è sempre un fatto di comunicazione tra l’impresa e i suoi interlocutori. Va quindi decisa la finalità della comunicazione, per poi allineare i contenuti. Alla fine dell’evento i partecipanti devono avere sicuramente migliorato la loro comunicazione con l’impresa sia sotto l’aspetto relazionale/emotivo (ricordiamoci del punto precedente), che sotto l’aspetto contenutistico/cognitivo. Ciò ha particolarmente valore quando si devono presentare ad esempio nuovi prodotti o nuove proposte commerciali.

3. L’individuazione dei partecipanti. Gli eventi aggregativi non sono un incontro casuale e volontaristico. Essi, per avere efficacia e produttività, sono un incontro al meglio tra Organizzazioni, obiettivi, risorse, persone. Nella progettazione dell’evento aggregativo è quindi fondamentale la selezione dei partecipanti. Essa deve mirare ad avere presenti tutte le persone veramente interessate ed alle quali l’impresa vuole comunicare informazioni importanti, sollecitando nel contempo la fidelizzazione e la socializzazione. Infatti un’errata formazione della lista dei partecipanti comporta un aggravarsi dei costi per l’impresa.

4. La definizione dei contenuti delle comunicazioni. In coerenza con l’obiettivo dell’evento aggregativo e la selezione dei partecipanti, vanno quindi scelti i contenuti di comunicazione che si vogliono veicolare. In questo caso è importante non fare troppo “affollamento” di informazioni. L’evento aggregativo non è una riunione del Consiglio d’Amministrazione con 10 punti all’ordine del giorno. Occorre viceversa focalizzare l’attenzione dei partecipanti su pochi messaggi importanti, selezionati in base alle strategie aziendali. La comunicazione inoltre può essere supportata da uno specifico materiale da distribuire.

5. Il collegamento con la strategia aziendale. L’evento aggregativo è un’azione organizzativa dell’impresa, che va quindi collegata alla realizzazione della missione e delle strategie aziendali. Obiettivi e contenuti devono quindi dare ai partecipanti la chiara sensazione che si stanno affrontando temi direttamente collegati all’operatività aziendale, quindi ai loro ruoli o interessi professionali. L’evento aggregativo è un’altra modalità, certamente più piacevole e meno stressante, della loro attività aziendale. Con questa scelta nella progettazione dell’evento si dà quindi un contributo alla percezione dell’immagine e più in generale all’identità dell’azienda. Tale operazione è anche più importante nelle fasi iniziali dell’impresa, per darle un imprinting comunicazionale adeguato.

6. La definizione delle giornate e del periodo. È un aspetto significativo della programmazione, che può favorire un’efficace partecipazione all’evento. Di norma è meglio scegliere i giorni del giovedì e del venerdì, quando le persone sono più disponibili a lasciare il lavoro; e per consentire un eventuale prolungamento nella località prescelta, specie se essa ha un certo livello di interesse turistico, culturale, enogastronomico, ecc. Anche il periodo è importante. Non deve corrispondere a momenti in cui i partecipanti possono avere picchi di lavoro, che rendono difficoltoso l’assentarsi. Sulla base dell’esperienza si può dire che molte iniziative non hanno avuto successo anche perché non era stato considerato questo fattore.

7. La scelta della località e della sede. Nella programmazione dell’evento formativo è ovviamente non secondaria la scelta della località e della sede. Si può affermare che i criteri selettivi sono un mix tra piacevolezza del luogo e funzionalità operativa della sede. È infatti fuori discussione che l’evento aggregativo ha delle componenti ludiche, in quanto deve essere percepito come uno stacco rispetto al lavoro di tutti i giorni; si associa allo spostamento, al viaggio, ad una dimensione ambientale diversa e più rilassata. La sede deve essere funzionale e specializzata e va scelta con giusti criteri. Naturalmente la numerosità dei partecipanti può far propendere per l’utilizzo di un sito congressuale specializzato o per la realizzazione dell’evento nella stessa struttura alberghiera.

8. La scelta della struttura ricettiva. Si tratta di un passaggio importante nella progettazione dell’evento aggregativo. Si è visto nell’esperienza concreta che molti meeting, ben preparati dal punto di vista dei contenuti comunicazionali, sono stati neutralizzati nell’effetto positivo dal ricordo nei partecipanti di disguidi, difetti e problemi legati alla struttura ricettiva. Camere inadeguate, una cattiva ristorazione, un basso livello di servizio ricettivo, possono decisamente compromettere l’esito di un meeting, generando così dei costi inutili e anche un danno alla percezione dell’immagine dell’azienda organizzatrice. La scelta della struttura è ancora poi più importante se l’evento si svolge presso l’albergo. In questo caso occorre scegliere strutture ricettive in cui il management non si senta tanto un fornitore, ma un partner impegnato direttamente nel pieno successo dell’evento. È quindi importante fare visite e avere contatti preventivi.
Paolo Navini seguiva come al solito attentamente l’esposizione, ma quando si mise la sigaretta spenta in bocca, l’amico consulente comprese che era finita la sua autonomia dal fumo.
Si spostarono quindi nell’area riservata per bere qualcosa e fumare.
Tornarono presto nella sala riunioni, per concludere in orario, e Fabio Sala riprese l’esposizione dei punti fondamentali per la programmazione di un efficace evento aggregativo.

9. Il budget dei costi. L’evento aggregativo è decisamente efficace, se ben progettato e realizzato. Comporta naturalmente un certo livello di costo che va previsto e tenuto sotto controllo. Il budget preventivo è inoltre necessario per definire il volume generale di spesa, ma anche per distribuire le risorse in modo equilibrato sulle diverse voci di costo. In questo modo ci sarà un livello di qualità costante nelle strutture, nelle sedi, nella professionalità dei relatori, nel materiale di supporto, ecc.

10. La comunicazione tempestiva dell’evento. È questo un particolare che troppo spesso viene sottovalutato. Molte volte la comunicazione di un evento ben organizzato “arriva il giorno dopo”. In concreto ciò significa che, proprio in quanto l’iniziativa si colloca nella sequenza delle attività di lavoro dei partecipanti, questi ultimi devono essere messi in condizione di organizzare per tempo la loro assenza dal lavoro. Pertanto l’evento va comunicato tempestivamente, e ciò non è un dettaglio secondario. Naturalmente la comunicazione dell’evento è anche l’occasione per presentare un’immagine integrata che poi i partecipanti troveranno costantemente nella sede, nell’allestimento, nei materiali prodotti per l’occasione.

11. L’organizzazione della ristorazione e dei coffee break. L’evento aggregativo ha, come affermato precedentemente, anche una dimensione più rilassata dei normali periodi di lavoro. Durante i lavori vanno previsti intervalli e momenti di ristorazione adeguati. Coffee break e colazioni di lavoro devono essere opportunamente organizzati nei tempi e nei menù, per facilitare la partecipazione e l’ascolto, che non devono essere compromessi da eccessi alimentari o errate combinazioni di cibo. Una bella relazione a persone addormentate perde tutto il suo valore.

12. L’organizzazione delle visite turistiche. Nella moderna organizzazione del lavoro si possono intrecciare anche dei momenti di carattere culturale/turistico. La loro organizzazione può anche essere un motivo in più per la partecipazione agli eventi aggregativi. Inoltre essi contribuiscono a rendere più piacevole l’iniziativa e a favorire la socializzazione. Se poi l’azienda li organizza iniziative turistiche nel suo territorio di riferimento, essa contribuisce a svolgere un’azione di promozione della cultura e dell’economia della comunità locale.

13. La costituzione del comitato organizzatore. Da quanto esposto si può facilmente comprendere come la progettazione e la realizzazione di un evento aggregativo siano sufficientemente complesse e quanto sia invece importante una buona riuscita per l’immagine aziendale. È quindi preferibile organizzare un comitato ad hoc che comprenda i manager interessati, quali i responsabili del marketing, della comunicazione, degli acquisti, dell’amministrazione. Il lavoro comune impedirà di avere conflitti interni e soprattutto farà convergere l’impegno di tutti alla migliore riuscita dell’iniziativa.

14. La realizzazione della matrice di impostazione gestionale. Per realizzare efficacemente la progettazione è bene prevedere l’utilizzo di una matrice di impostazione gestionale. Essa consente di collocare su un solo foglio tutte le informazioni necessarie alla progettazione dell’evento aggregativo, quali gli obiettivi, le azioni, le responsabilità, i tempi e i costi, e di vedere le compatibilità. Inoltre la stessa matrice consentirà di monitorare efficacemente lo stato di avanzamento dei lavori preparatori dell’evento, al fine di intervenire tempestivamente in caso di necessità.

15. L’utilizzo di consulenze specialistiche. La buona riuscita dell’evento aggregativo è la priorità assoluta che l’azienda deve perseguire. Nel caso non vi fossero il tempo o l’esperienza adeguata in azienda, diventa produttivo l’utilizzo di consulenze specializzate per la realizzazione al meglio degli eventi aggregativi. Gli organizzatori professionali di convegni possono dare un significativo aiuto, anche se la loro azione deve essere accompagnata dall’impegno dei dirigenti dell’azienda, per sensibilizzarli a questa nuova pratica di relazione e di integrazione tipica dell’impresa aperta.

Fabio Sala disse di aver concluso con questa ultima informazione l’incontro. Insieme con l’amico, attesero le mogli, che infatti poco dopo telefonarono, dicendo di aver posteggiato sotto l’ufficio.
L’autostrada per Genova era molto trafficata e Paolo Navini sottolineò che era stato opportuno partire per tempo, anche se la nave salpava alle ventuno.
Durante il tragitto raccontò alcune barzellette, cosa nella quale era certamente bravo, e così di buon umore le due coppie si imbarcarono.
La cena a bordo fu squisita e la serata si concluse con una chiacchierata sul ponte dove, comodamente seduti, Paolo Navini e la moglie potevano finalmente fumare senza sentirsi ghettizzati (sulla nave era proibito fumare quasi ovunque) e parlare naturalmente della notizia del giorno, cioè il matrimonio della figlia.
Mentre le mogli sottolineavano gli effetti estetici ed affettivi dell’evento, come è ovvio nelle preferenze femminili, i due amici si concentravano sugli aspetti organizzativi ed economici, anche se molta parte dell’esposizione di Paolo Navini circa i costi era accompagnata dal suo senso della teatralizzazione, che sdrammatizzava il trauma delle finanze di famiglia.
Del resto era molto legato alla figlia e naturalmente accettava di buon grado questa incombenza. Il vero rimpianto era per il fatto che la sua ormai non più piccola Michela se ne andava negli Stati Uniti.
Ma anche in questo caso sdrammatizzava affermando che la vera tragedia sarebbero stati i costi delle telefonate della moglie.
In effetti non sbagliava perché girandosi verso Anna la vide trafficare con il telefonino. La nave aveva una rotta abbastanza vicino alla costa e in alcuni tratti manteneva le connessioni telefoniche e in altri no, per la disperazione della moglie e per la sua fortuna economica.
A fronte delle lamentele di Anna lui rispose che a Natale le avrebbe regalato un satellitare, e si avviò con l’amico Fabio Sala al bar.
La visita di Barcellona era sempre interessante.
Attraversarono las Ramblas, la Plaça de Catalunya e giunsero al bus stop da cui partiva il tour della città.
In quell’anno si celebrava Gaudì e quindi non poteva mancare una visita alla Sagrada Famìlia e al Parc Güell.
Conclusero la serata con una cena in un ristorante tipico, dove c’era anche uno spettacolo con i ballerini di flamenco.
Venne mezzanotte, presero un taxi e tornarono alla nave per l’imbarco.
Trascorsero tutta la domenica in navigazione ed ebbero la fortuna di godersi una bellissima giornata di sole, che permise loro di trovarsi in ufficio con una piacevole abbronzatura, subito notata dalle segretarie.
Durante la settimana Paolo Navini fu molto impegnato dalle attività operative di stabilimento.
L’ampliamento del suo ruolo, oltre quello di normale Direttore della Produzione, era un riconoscimento delle sue capacità professionali da parte del Presidente. Aveva inoltre degli aspetti positivi perché gli consentiva di ampliare le sue esperienze, ma certamente comportava un sovraccarico di attività.
Per fortuna si era circondato di validi collaboratori, a cominciare dall’attraente assistente di direzione, che gli gestiva con efficacia le relazioni sia interne che esterne all’azienda.
Dato il ritmo del lavoro visse quasi come una liberazione la partenza del venerdì per Milano e l’incontro con il suo amico/consulente per proseguire nel suo coaching.
Fabio Sala gli disse che ormai erano alla loro penultima riunione in quanto mancavano solo gli argomenti relativi alla fase di svolgimento ed alla fase di chiusura degli eventi aggregativi.