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Gli eventi aziendali sono di varia natura e la loro tipologia varia in ragione essenzialmente dell’obiettivo e dei destinatari della comunicazione che si vuol realizzare.
Si può passare dalle grandi convention a meeting aziendali mirati ad un pubblico aziendale più ristretto.
Paolo Navini disse che il Presidente gli aveva parlato della necessità di organizzare eventi con due pubblici importanti della Neover. Il primo erano i venditori, cioè coloro che giravano l’Italia per proporre i prodotti dell’azienda.
Essi si sentivano lontani dal resto dell’azienda e soprattutto impegnati nello “spingere le vendite”.
La nuova cultura e pratica innovativa della Neover richiedeva invece una forte integrazione aziendale nella logica della gestione per processi, e inoltre occorreva che le vendite non fossero spinte, ma fatte in logica “pull” cioè tirate, sostenute da una buona relazione con i clienti.
I venditori andavano quindi motivati e preparati ai nuovi compiti.
Per questo motivo era necessario realizzare un evento aziendale, magari presso un albergo, per creare clima, motivazione, e dare informazioni nuove circa la strategia aziendale.
In fondo gli eventi erano fatti per questo, essendo manifestazioni che permettono a soggetti con diversi ruoli (i manager, gli esperti, gli operatori) di comunicare tra loro attraverso l'incontro.
C’era inoltre la necessità, aveva aggiunto il Presidente durante una delle consuete riunioni del lunedì pomeriggio, di incrementare, nella logica dell’azienda aperta, una forte relazione positiva e motivante con i principali distributori e clienti, magari a cominciare nella nuova area di espansione commerciale della Neover, che era la regione Emilia Romagna.
Per queste finalità, aveva concluso il Presidente, era utile realizzare degli eventi aggregativi, con un centinaio di partecipanti, per rendere più efficace il lavoro e più diretta la relazione tra i vari soggetti presenti.
Fabio Sala confermò che le grandi convention erano certamente valide per richiamare l’attenzione della stampa e della comunità produttiva sull’azienda, ma nel caso di una media impresa come la Neover era preferibile lavorare sulla dimensione dei meeting di minore dimensione, ma molto ben mirati al contatto con specifici pubblici del sistema aziendale.
Anche Paolo Navini convenne sulle indicazioni del Presidente e sulla conferma dell’amico/consulente e disse che queste erano proprio le iniziative che avrebbe organizzato.
Sarebbe stato quindi utile avere anche una serie di indicazioni pratiche.
Il senior partner della Promocom rispose che di questi aspetti se ne sarebbe parlato negli ultimi incontri previsti.
Impiegarono il tempo residuo dell’incontro, dopo la solita pausa caffè ed ossigenazione nell’area fumatori, a rivedere i contenuti e i concetti della comunicazione interpersonale e di impresa.
Verso le diciannove, mentre si stavano salutando, Fabio Sala disse che andava bene prenotare per la settimana successiva il week-end a Barcellona, con una minicrociera in partenza da Genova.
Ne avevano parlato durante la cena al ristorante multietnico, e lui si era fatto fare il preventivo dall’agenzia viaggi.
Paolo Navini rispose che anche la moglie era d’accordo. Sarebbe stato un modo piacevole e rilassante di stare insieme, tornando al gusto del “viaggio lento” del mare rispetto alla frettolosità del viaggio aereo.
Quando Paolo Navini tornò a casa trovò ad attenderlo la figlia maggiore Michela, la dottoressa, come la chiamava scherzosamente lui da quando si era laureata.
A cena Michela annunciò di avere una comunicazione importante da fare. Aveva deciso di sposarsi con Piero, il suo fidanzato da cinque anni.
Paolo Navini rimase con il cucchiaio della minestra a mezz’aria. La notizia in sé non era sconvolgente, era certamente importante, e anche bella. Certo che per un padre il matrimonio della figlia è un evento che sottolinea il suo passaggio all’età adulta e il necessario distacco dalla famiglia.
Ripresosi, Paolo Navini commentò con una battuta che certo era un periodo di comunicazione ed eventi.
Augurò, con un po’ di forzatura emotiva, tanta felicità alla figlia e passò alla sua amata bistecca, un po’ per fame e un po’ per nascondere l’emozione. La figlia si alzò, lo abbraccio, gli diede una bacio sulla fronte e disse che con le notizie non aveva finito. Paolo Navini posò forchetta e coltello e si mise in attesa.
La dottoressa gli disse che aveva anche deciso di sposarsi entro due mesi, perché poi avrebbe seguito il marito negli Stati Uniti per un anno, in quanto lui aveva accettato un incarico all’estero, utile per la sua carriera.
Paolo Navini percepì, dopo l’ansia per la notizia del matrimonio, un certo stato di angoscia, vedendo la sua cara figlia non solo fuori di casa, ma lontana migliaia di chilometri.
Ma era sempre capace di fare battute liberatorie e, rivolgendosi sorridendo alla moglie, disse che avrebbe sopportato il distacco, ma non delle esorbitanti bollette telefoniche, perché già la vedeva chiamare spesso e volentieri la figlia a New York.
Inevitabilmente la serata si chiuse con la richiesta di figlia e madre di aiutarle nell’organizzazione efficace dell’evento matrimonio.
In fondo era lui il manager di famiglia e anche quello che studiava la comunicazione per eventi con il suo amico consulente Fabio Sala.
Nel week-end cominciò a preparare una check list delle cose da fare e delle decisioni da prendere per il matrimonio e fu preso dal panico.
Abiti, chiesa, confetti, pranzo, inviti, regali, fiori, orchestra, auto per gli sposi, accordi economici, budget dei costi, spese, si affollarono nella sua mente e nella check list che stava preparando.
Per fortuna lo rilassava il suo senso dell’umorismo e della teatralità e gli parve di recitare, come Spencer Tracy, nel bellissimo film “Il padre della sposa”.
Sorrise tra sé e sé e si accinse a diventare un organizzatore di matrimoni.
Nell’incontro del venerdì pomeriggio sia lui che Fabio Sala non portavano i consueti abiti formali, ma avevano i pantaloni sportivi e le polo.
Dopo l’incontro infatti sarebbero venute le mogli e insieme si sarebbero imbarcati a Genova per la minicrociera a Barcellona.
Naturalmente Paolo Navini diede subito all’amico la notizia del matrimonio della figlia e gli raccontò che aveva passato tutto il precedente fine settimana a fare la lista delle operazioni preparatorie.
Fabio Sala si complimentò per la notizia, che lui attendeva invano dal figlio, e aggiunse che il matrimonio è un evento che va preparato e organizzato, in una certa misura come un meeting aziendale.
In effetti, gli rispose Paolo Navini, era così grande l’impegno che aveva profuso nell’ultimo week-end per impostare i preparativi.
Il senior partner della Promocom gli mise davanti una vera e propria check list ed esordì dicendo che nella comunicazione per eventi aggregativi, l’effetto positivo nasceva innanzitutto da una buona programmazione dell’iniziativa.
Come sempre occorre “combattere dopo aver vinto”, secondo il vecchio detto cinese, cioè creare tutte le condizioni di successo.
Con un occhio all’orologio per terminare il lavoro prima che arrivassero le mogli, si misero quindi al lavoro nella consueta sala riunioni.
Fabio Sala cominciò a spiegare le varie fasi del processo di pianificazione di un evento aggregativo, come poteva essere un meeting con i venditori o con i maggiori clienti.